Cyfryzacja dokumentów

MagneticOne Municipal Technology Sp. z o. o. świadczy usługę cyfryzacji (przenoszenia z nośnika papierowego do formatu elektronicznego) różnego rodzaju dokumentów.

W dzisiejszym cyfrowym świecie trzeba pracować z coraz większą ilością dokumentów, a ich powolne przetwarzanie hamuje rozwój przedsiębiorstwa, organizacji. Archiwa papierowe są nie tylko kosztowne, ale także zmniejszają wydajność pracy, ponieważ znalezienie i udostępnienie dokumentów jest dość trudne. Dlatego stosuje się procedurę cyfryzacji dokumentów. Cyfryzacja dokumentów jest ważnym krokiem optymalizacji pracy organów wykonawczych i samorządów. Cyfryzacja zapewnia skuteczną pracę organizacji, usprawnienie archiwum i stworzenie wygodnego systemu dostępu do dokumentów, pozwala przekształcić archiwum dokumentów w cenny zasób.

Zalety cyfrowego obiegu dokumentów:

• zmniejszenie wewnętrznych wydatków na pracę o co najmniej 35 % (pracownicy przestają angażować się w niepodstawową działalność polegającą na wyszukiwaniu i przechowywaniu dokumentów oraz lepiej wykonują swoje obowiązki służbowe);
• oszczędność powierzchni użytkowej pomieszczeń (dokument cyfryzowany jest zawsze dostępny w formie elektronicznej, co pozwala zwolnić miejsce, zatrzymać przechowywanie papierowych oryginałów dokumentów);
• zwiększenie poziomu prywatności podczas pracy z informacjami (cyfryzowany dokument otrzymuje tylko pracownik, który ma do niego autoryzowany dostęp);
• praca z cyfrowymi kopiami dokumentów zapewnia wygodny dostęp do informacji, umożliwiając w ten sposób efektywniejszą organizację pracy z dokumentami (informacje są zawsze dostępne i można je pobrać do pracy w dowolnym momencie);
• ustalanie kolejności wydawania dokumentów.

Zachowanie prywatności informacji

Cały zakres prac związanych ze skanowaniem i cyfryzacją dokumentów odbywa się z zachowaniem najwyższych kryteriów prywatności:

• informacje pochodzące z cyfryzacji są chronione przed postronnymi oczami;
• cyfryzacja odbywa się przy użyciu profesjonalnego sprzętu;
• odpowiedzialne przestrzeganie umowy o poufności informacji.

Etapy świadczenia usługi:

• przygotowanie do cyfryzacji: pracownicy zespołu cyfryzacji wspólnie z klientem ustalają sprzęt, który zapewni procedurę cyfryzacji (ocena specyfiki papieru, uszkodzeń mechanicznych, wadliwych arkuszy, obecność specjalnych stron);
• indywidualne ustawienie sprzętu dla każdej grupy dokumentów, co pozwala na uzyskanie wysokiej jakości kopii cyfrowej (kalibracja tabelami testowymi, zmiana oświetlenia, wybór trybów skanowania lub kserokopia cyfrowego, położenie powierzchni roboczej);
• wybór kompleksu programowo-technologicznego, który obejmuje stopniowe przetwarzanie dokumentu: wybór materiału ilustracyjnego, przetwarzanie tekstu i ilustracji przy użyciu różnych technologii, ostateczny układ cyfryzowanych materiałów zgodnie z oryginałem z odpowiednią kontrolą jakości.