Про електронний документообіг в Україні говорить майже кожен політик та урядовець.

На сьогодні головним із пріоритетів України є формування інформаційного суспільного середовища, яке може автоматизувати масу бізнес-процесів, полегшити життя людей забезпечуючи швидку передачу інформації з однієї установи до іншої.

E-документообіг чи не одна із систем, котра може поєднувати різні модулі для охоплення різної кількості установ та формувати одну єдину систему передані електронних документів.

Чи може забезпечити це все електронний документообіг??

Звертаючись до законодавства, електронний документ — це документ, у якому інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, зокрема, електронний цифровий підпис.

Е-документ має рівнозначну юридичну силу із паперовим документом. Також важливим чинником застосування ЕД є те, що при виникненні будь якого спору між суб’єктами, має бути можливість надання всіх документів і звітів, які стосуються цього спору, де будуть відображені всі дані, з конкретним часом та датою можливих та потрібних документів, листувань та їхній зміст.

 

Переваги системи документообігу:
  1. Це значна економія часу, трудових затрат та канцелярського приладдя. Уявіть скільки коштів ви зможете зекономити за рік. Якщо глянути на бюджетні витрати України, то на 2018 рік виділено приблизно 1 мільйон тільки на папір та канцелярію.
  2. Забезпечення більшої надійності зберігання документу. Документ ніколи не загубиться, адже він електронний, також, у разі непередбачуваних ситуацій завжди можна робити резервне копіювання документів та зберігати їх. Кожна система е-документообігу, має свій рівень захисту та може забезпечити відповідну безпеку.
  3. Система документообігу забезпечує простоту і швидкість у користуванні. В одній системі ви комплексно отримуєте всі види й шаблони до необхідних документів, електронний цифровий підпис, вхідну та вихідну кореспонденцію, планувальник робочого дня, контроль виконання роботи працівниками, корпоративний мейл та багато інших функції, які потрібні для організації роботи підприємства.
  4. Комунікація із зовнішнім клієнтом. Система забезпечує обробку звернень громадян, створення веб-порталу, веб-клієнта для покращення сприйняття вас вашими користувачами.
  5. Також на сьогодні деякі СЕД можуть запропонувати доступ до системи із мережі інтернет, тобто незалежно від вашого розташування ви можете зайти в сервіс і зробити всі необхідні дії які є терміновими. Цим самим пришвидшити вирішення будь яких питання для вашої компанії.

Важливим чинником є також досвід інших країн. Якщо дивитися на високорозвинуті країни, такі як США, Великa Британiя, Швецiя, Естонiя то можна побачити, що реалізація методів електронного врядування сприяє ефективній діяльності та прозорості в діяльності влади.

Якщо говорити про державні установи то е-документообіг — це своєрідна звітність суспільству. ЕСД реєструє процеси збору, редагування та зберігання інформації, фіксує підготовку та ухвалення рішень. Суспільство, у цьому випадку, отримує змогу контролювати їх виконання.

Отож, кожна ОТГ, місто чи установа може випробувати всі переваги в користуванні документообігом на собі. Система електронного документообігу дає можливість потестити безкоштовно 5 робочих місць. Також додатково ви можете підключити модуль для ЦНАПу.

Залишити відовідь

Ваша електронна адреса не буде опублікована. Обов'язкові поля позначені *

Ви можете використовувати HTML теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>